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按日本駐中國大使館要求，各省市公司或個人辦理簽證時必須到各省市的代辦機構辦理， 需要準備的材料包括：

1、日本邀請函一套：包括身元保證書、招聘理由書、予定行程表、現在事項證明書；

身元保證書、招聘理由書、予定行程表要復印一套留檔，出國時要隨身攜帶，以備入境時海關詢問。

2，赴日人員護照原件，有效期半年以上，尾頁要自已簽名。

3，赴日人員二寸相片兩張；如果沒有，辦簽證地方有現場照相。

4，公司營業執照副本的原件和復印件；

5，赴日人員戶口本原件和復印件；戶口本服務處所一欄要和現在任職公司名子一致,或者空白沒有填任何單位也可以.

6，非本省戶口的，需要居住證或暫住證或臨時居住證原件和復印件。

同時準備好公司勞動合同的復印件

7，在職證明 （參照樣本） 要用有公司名頭的信紙打印，落款蓋好公章，注意填寫的職務要和邀請函上的職務一致。

8，填寫簽證申請表。